北京外国语大学公文处理办法

第一章 总则

第一条 为提高学校管理工作水平，保障学校的公文处理工作科学化、制度化、规范化，提升公文质量和办文效率，根据《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 公文是党和国家机关颁布各项法律、法规、方针、政策的主要形式，是学校各部门单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻落实学校党委和行政工作决定要求，公布制度和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的载体。

第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）是学校公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导。校内各单位须确定一名专职或兼职人员负责本单位公文处理工作。

第二章 公文的种类

第六条 我校常用的公文种类主要有：

（一） 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二） 公告。适用于对校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三） 通告。适用于在一定范围内公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四） 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者而执行的事项，批转、转发公文。

（五） 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

（六） 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（七） 请示。适用于向上级机关请求指示、批复。

（八） 意见。适用于对重要问题提出意见和处理办法。

（九） 函。适用于不相隶属机关之间的商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十） 纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第七条 我校公文按行文级别分为校级文件和校内各单位文件。

（一） 凡校党委、校行政职责范围内的事项，以校党委、校行政名义行文，盖校党委、校行政公章。

（二） 凡党办校办职责范围内的事项，以及党委常委

会、校长办公会等会议的会议纪要，以党办校办文件行文，盖党办校办公章。

（三） 凡校内各单位职责范围内的事项，以校内各单位名义行文，盖校内各单位公章。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关和印发日期等部分组成。

上报学校的公文应包含标题、主送机关、签发人、正文、日期、印章等内容。

（一） 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二） 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三） 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四） 发文字号，包括机关代号、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。校级文件字号为：北外党字〔20××〕××号、党发〔20××〕××号、北外校字〔20××〕××号和校发〔20××〕××号，校内各单位文件字号由发文单位自行编号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当

在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关（若文件版头已有发文机关标识，可省略）。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。校内各单位上报学校的报告或请示，主送机关注明“校领导”。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文一般应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第九条公文纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，注重效用。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十二条 校内各单位应以学校名义统一对外行文，不得自行对外行文。

第十三条 上报学校公文事项如涉及学校多个职能部

门，应事先与涉及部门协调沟通，然后上报；确因工作需要，党政工团等组织，可按照协商一致的原则联合行文。属于学校职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该职能部门处理。

“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。校内各单位负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。

第五章 发文办理

第十四条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十五条 草拟公文应当做到：

（一） 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定，完整、准确体现发文意图，并同我校现行有关公文相衔接。

（二） 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲、字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三） 公文文种应当根据行文目的、学校或相关职能部门的职权与主送机关的行文关系确定。

（四） 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五） 人名、地名、数字、引文准确。应用公文应先引标题，后发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七） 应当使用国家法定计量单位。

（八） 文内若使用简称，一般应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其他简写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余必须使用阿拉伯数字。

第十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并于有关部门会签后报请校领导协调或裁定。

第十七条 草拟公文统一使用“北京外国语大学文件签报单”，写明日期、主题、主办单位、拟稿人、审核人、联系电话，采用A4纸打印并送交至党办校办文书科登记编号。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送交至文书科。特事特办。

第十八条 校内各单位负责人要认真审核公文，严把行文、政策、文字、体式这“四关”。公文审核的重点包括：是否需要行文、审批手续是否完备、是否需要会签、是否有政策依据、材料是否确实、是否符合公文格式、文字表达是否准确、主附件是否完整。

第十九条 草拟公文送校领导签批之前，应当由党办校办进行审核。审核重点包括是否确需行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、公文格式是否符合本办法规定等。

第二十条 由职能部门草拟的公文如在核稿过程中改动较大，主办单位应根据党办校办提出的修改意见进行修改，修改后主办单位负责人应再次审核。

第二十一条 以学校名义制发的上行文，一般由学校主要负责人签发；以学校名义制发的下行文或平行文，属分管校领导职权范围内的一般由分管校领导签发；以职能部门名义制发的下行文或平行文，由职能部门主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

已签发的文件，一般不得再作修改，确因特殊情况需要对文稿进行修改的，修改后应经签发人复审。

第二十二条 公文正式印制前，应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十三条 公文签发后，校内各单位按《北京外国语大学公文格式规范》统一印制。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

第六章 收文办理

第二十四条 收文办理指对收到校内外公文的办理过

程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十五条 党办校办收到校内其他单位呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由本机关办理；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；是否符合行文规则；涉及的相关部门事项是否已协商、会签。

第二十六条 经审核，对符合本办法规定的校内公文，党办校办应及时送分管校领导批示；党办校办按校领导批示意见应尽快转交给承办部门。对不符合本办法规定的校内公文，党办校办有权退回呈报单位，并说明理由。

第二十七条 承办单位在收到交办的公文后，不得延误、推诿，应按时限要求及时办理；对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应及时退回党办校办，并说明理由。

第二十八条 校外文件包括教育部、北京市有关部门及其他外单位来文，由党办校办登记编号，填写公文承办单，提出拟办意见，送分管校领导批示后办理。校内任何机关或单位收到上级正式公文，或外出开会带回的正式公文，须送党办校办登记办理，不得直接签批或传阅。

第二十九条 除直接交办事宜外，校领导一般不直接收取各单位请示或报告，未经登记的公文应交党办校办文书科登记办理。文件阅后退归党办校办文书科。

第三十条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应送相关部门协商；如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，可以列明各方理据，提出

建设性意见，并经党办校办上报校领导协调或裁定。

第三十一条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。

第三十二条 送校领导批示或交有关部门办理的公文，党办校办负责催办；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十三条 公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的文件。

第三十四条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

第三十五条 归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十六条 校内相关单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第八章 公文管理

第三十七条 凡学校发送的公文，各部门、各单位要有专人签收、保管。机要文件定期清退，集中销毁。

第三十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十九条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。

第四十条 上级机关的公文，除涉密文件外，经校领导或者党办校办批准，可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。翻印、复印、转发时，应翻印、复印、转发的机关，注明日期、份数和印发范围。

第四十一条 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，并视同正式文件妥善保存。

第四十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管负责人批准，可以销毁。

第四十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。

第九章 附则

第四十四条 本办法自2014年 10月1日起施行。2006年发布的《北京外国语大学公文处理办法》废止。

第四十五条 本办法由党办校办负责解释。